赢得参展商的参与是展会成功的开始展览会的组织者要赢得参展商，首先要使参展商了解展会的概念及目的。这就意味着展览会要通过宣传、广告及销售渠道，将展会的信息传递给企业，以推广自己的展会。 深圳会展指南网
组织专业展会的目的是为了满足参展企业的贸易需求。企业决定参展，是认为参加展会能为企业带来价值，能满足他们宣传企业产品，树立企业形象、促进贸易等需求。参展商的参展是展览会取得成功的关键，有了参展企业的参展，主办单位的价值才得以体现。主办单位举办展览会的主要收益来自于参展企业的展位费。因此，主办单位与参展商之间的价值传递是非常重要的。如何来保证这一“传递”，就要依赖于展会是否遵循着一个出色的、可行的价值交付系统———这个系统就是，展会应不仅能够向参展商提供一种他们认为能带来价值的产品及服务，而且能够降低参展商的贸易成本。具体表现为：参展商能在展览会上结识新客户，扩大贸易合作关系，增加贸易量；或者通过参展树立了企业形象，宣传了企业产品，扩大了品牌知名度等。当企业认为参加展览会，可以实现以上价值时，他们就会报名参展，成为参展商。
那么如何对会展的作用进行评估？应遵循以下把步骤：
评估参展效益
根据不同的参展目标，有不同的展会效益衡量标准。最好采用尽量多的衡量标准，以便获得最全面的绩效评估：
实现销售额：借助高效的跟踪体系，统计展会销售线索的实现情况及销售额。
有效销售线索数量：销售线索数量是否达到您的预期目标?质量如何?
单一有价值销售线索成本：将参展总成本除以所搜集有价值销售线索数量，以帮助提高项目运作水平。
新增销售线索数量：将展会搜集的销售线索与既有客户数据库比较，找出新增部分，并检讨其价值。
客户/市场认知度：在展会后抽样调查展会观众对你公司及展品的印象程度。 深圳会展指南网
其他：某些参展效益尽管无法以精确方式界定(如优化客户关系、激励团队精神等)，但仍对参展价值的整体评估意义重大，因此应尽量考虑。
评估项目执行表现
在评估参展效益之后，应分析总结成功经验及失败原因，以便将来提高。如果效果未能达到预期目标，原因何在?是展会主办机构的原因(如观众数量、质量不理想、管理不力等)，还是自己的原因?仔细检讨参展活动的各个方面(包括计划、预算、展台设计、宣传及员工表现)。
听取团队汇报：在展会后短期内(趁大家还对参展记忆忧新)召开团队项目总结报告会，听取团队成员对项目执行的意见与建议。
撰写展会后总结报告：以展会后报告形式对参展进行总结，并提出建议，其中应包括参展宣传样品及展台照片等直观资料。好的总结报告能为下一次参展活动积累宝贵经验，因此务必认真对待!
